Logistica e gestione operativa di magazzino
Digitalizzare un processo logistico di magazzino
Un processo logistico non si esaurisce nel sapere quanto materiale dovrebbe essere movimentato. Serve capire cosa è stato effettivamente recuperato, cosa rimane da lavorare, quali articoli presentano anomalie e in quale stato si trova ogni missione.
Per un operatore logistico conto terzi è stato progettato e sviluppato un flusso applicativo che trasforma i documenti da lavorare in missioni operative di recupero, mettendo in relazione attività di magazzino, quantità previste e operazioni realmente eseguite.
Il risultato è un processo più leggibile e controllabile, integrato nel sistema gestionale esistente e costruito attorno al lavoro effettivo degli operatori.
Contesto
L'organizzazione gestisce attività logistiche per conto dei propri clienti attraverso un sistema gestionale che coordina documenti, articoli, ubicazioni e operazioni di magazzino. Le attività fisiche degli operatori devono rimanere collegate ai dati gestionali che le hanno originate. Una missione di recupero è quindi il punto di incontro fra due cose:
- ciò che il sistema prevede debba essere lavorato;
- ciò che avviene realmente durante l'attività di magazzino.
Il progetto non nasce come applicazione separata. È l'evoluzione progressiva di un sistema operativo esistente, sviluppato nel tempo insieme ai processi dell'organizzazione.
Il problema
Una missione di magazzino non può essere descritta semplicemente come aperta o completata. Durante il lavoro possono verificarsi recuperi parziali, articoli non disponibili, quantità diverse da quelle previste, e operazioni già iniziate che rendono una missione non più modificabile come se fosse nuova. Il sistema deve poter rispondere in ogni momento a domande concrete:
- quanto materiale era previsto?
- quanto è stato effettivamente recuperato?
- quanto rimane ancora da lavorare?
- quali articoli non sono stati prelevati?
- esistono quantità recuperate superiori al previsto?
- quali documenti e quali articoli compongono la missione?
- la missione è già entrata in lavorazione?
- quali operazioni sono state realmente eseguite dagli addetti?
Il problema non era aggiungere una schermata, ma costruire una rappresentazione affidabile del processo operativo.
I vincoli
- utilizzare documenti e articoli già presenti nel gestionale;
- non creare una seconda fonte dei dati;
- mantenere il collegamento fra missione, documento e articolo;
- registrare ciò che accade realmente durante il lavoro;
- gestire recuperi parziali e mancati prelievi;
- distinguere le missioni ancora modificabili da quelle già lavorate;
- evidenziare le anomalie senza alterare i dati originari;
- permettere di passare dal riepilogo complessivo al singolo documento o articolo.
La soluzione doveva evolvere il sistema esistente senza separare il nuovo processo dal resto dell'operatività.
Il ruolo di Andrea
Il progetto è svolto per un cliente diretto. L'analisi del processo viene condotta insieme allo staff operativo, che conosce e utilizza quotidianamente le procedure di magazzino. A partire da quel confronto Andrea segue in autonomia:
- progettazione della soluzione;
- definizione delle regole applicative;
- modellazione del processo;
- sviluppo;
- integrazione con le informazioni già presenti nel gestionale;
- test e verifica dei comportamenti;
- successive evoluzioni e nuove implementazioni.
Il modello di lavoro è rimasto coerente nel tempo: analisi con chi utilizza il sistema, progettazione e sviluppo tecnico in autonomia, verifica sul processo reale e successiva evoluzione.
La soluzione
La soluzione è costruita attorno al concetto di missione di recupero. Ogni missione mette in relazione il lavoro previsto, i documenti e gli articoli interessati, le operazioni effettivamente eseguite e lo stato in cui la missione si trova.
Stato della missione
Il sistema distingue una missione non ancora lavorata da una su cui sono già state registrate operazioni. Una missione può essere eliminata soltanto finché non è entrata in lavorazione. La consultazione del dettaglio resta invece indipendente dai permessi di eliminazione: navigare e poter modificare sono due cose diverse.
Registrazione dell'attività
Per ogni recupero vengono memorizzate le informazioni che collegano quanto era previsto a ciò che è realmente avvenuto:
- missione;
- documento;
- articolo;
- quantità recuperata;
- eventuale mancato prelievo;
- ubicazione;
- operatore;
- data dell'operazione.
Riepilogo della missione
Perché non sia il lettore a dover interpretare le singole righe operative, la missione presenta indicatori sintetici: il previsto, cioè la quantità complessivamente richiesta dai documenti; il recuperato, escludendo le registrazioni classificate come non prelevate; il residuo ancora da lavorare; il non prelevato. Quando il recuperato supera il previsto, il sistema evidenzia anche l'eccedenza.
Dettaglio per documento e articolo
Il riepilogo si approfondisce fino alla singola combinazione di documento e articolo, con previsto, recuperato, residuo, non prelevato, eventuale eccedenza e ubicazione. Le righe non sono un semplice elenco: lo stato viene usato per far emergere prima le situazioni che richiedono attenzione, così si passa rapidamente dalla situazione complessiva della missione alla singola anomalia.
Cosa mette in relazione
- Documenti operativi del gestionale
- Anagrafiche degli articoli
- Dati di magazzino e ubicazioni
- Quantità previste dai documenti
- Registrazioni delle attività degli addetti
- Utenti e operatori
Non viene introdotto un sistema parallelo: il nuovo processo utilizza le stesse informazioni che governano il resto dell'operatività.
Il risultato
La missione diventa un'unità operativa osservabile dall'apertura alla conclusione. Il sistema permette di:
- confrontare direttamente previsto e recuperato;
- conoscere il residuo;
- distinguere gli articoli non prelevati;
- individuare le eccedenze;
- approfondire per documento e per articolo;
- sapere se una missione è già entrata in lavorazione;
- ricostruire le operazioni svolte;
- mantenere allineati il processo fisico e i dati del gestionale.
Il valore principale è la tracciabilità del processo: lo stato di una missione deriva dai dati realmente registrati durante il lavoro, non da una dichiarazione a parte.
Non vengono pubblicate percentuali, tempi risparmiati o altri indicatori quantitativi: non esistono dati documentati e autorizzati, e un numero senza fonte non dimostra nulla.
Stato attuale
Il progetto è operativo dal 2016 e continua a essere aggiornato e ampliato attraverso nuove implementazioni, nate dall'evoluzione dei processi e delle esigenze operative.
Cosa dimostra questo progetto
Il software deve modellare il processo reale, non costringere il processo ad adattarsi a una schermata. Qui il problema non era registrare delle quantità: era collegare documenti, articoli, persone e operazioni fisiche in modo che il sistema potesse spiegare in ogni momento cosa doveva essere fatto, cosa è stato fatto, cosa manca e dove esiste un'anomalia.
È il tipo di lavoro in cui analisi del processo, progettazione applicativa e sviluppo non si possono separare.
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